Office 365 permet facilement de partager des portions de son intranet avec des partenaires externes. J’ai trouvé cela pratique pour un client qui voulait que son courtier et son vérificateur puissent y déposer directement des documents. Cet article explique la marche à suivre et donne un aperçu de l’expérience de l’utilisateur externe qui reçoit l’invitation.
Avant de pouvoir partager du contenu avec l’externe, il faut s’assurer que l’administrateur l’ait permis au niveau de la collection de site:
…et que le propriétaire de site ait permis aux membres de partager le site ou ses composantes:
À première vue, donner accès à un utilisateur externe paraît ensuite extrêmement simple. Il suffit de cliquer sur le bouton « partager » (ou tout autre moyen de donner une permission) et d’inscrire une adresse courriel – n’importe laquelle!
Il s’agit déjà d’un avantage que je ne connaissais pas originalement : il n’est pas nécessaire de demander au partenaire une adresse Microsoft ID ou Office 365 au premier abord. Une adresse corporative est plus professionnelle et facilite le suivi des partages faits (il est plus facile de se souvenir qui est f.laurin@alphamosaik.com que mongolfier_76@hotmail.com!).
En parlant de gestion des partages, je mentionne en passant qu’il est possible de gérer les partages externes en allant dans les paramètres de site sous Demandes d’accès et invitations.
Alors, qu’arrive-t-il à l’utilisateur externe qui reçoit l’invitation? Notre fameux courtier ou vérificateur reçoit un courriel à l’adresse courriel spécifiée et il a 7 jours pour y donner suite :
L’utilisateur externe clique alors sur le lien et c’est à ce moment que Microsoft veut authentifier son identité, soit avec un compte Microsoft ID (Live, Hotmail, MSN, etc.) ou un compte Office 365 :
Il est donc nécessaire, ultimement, que l’utilisateur externe ait un compte de l’un des deux types. Créer un compte Microsoft est « très » simple et il suffit de cliquer sur le lien sous les deux options pour se faire.
L’utilisateur externe est ensuite amené vers la page d’authentification correspondante au compte choisi. Fait intéressant, si le partenaire a un compte Microsoft ID et met une page SharePoint dans ses favoris, la prochaine fois qu’il y accède, l’écran d’authentification Office 365 arrive. Normalement, écrire une adresse Microsoft ID redirige automatiquement vers la page d’authentification Microsoft ID, mais un de mes clients a rapporté que ce n’était pas le cas. Il faut donc utiliser le lien ci-dessous pour manuellement être redirigé :
En passant, on peut donner accès à beaucoup d’utilisateurs externes, mais ces utilisateurs ne doivent pas paraître sur la liste des employés de l’organisation qui détient le compte Office 365.
La frontière entre un intranet et un extranet devient de plus en plus floue avec cette fonctionnalité puissante et simple à mettre en place!
